.

Huishoudelijk reglement Verenigde Stichtingen Gambia (VSG)

Vastgesteld tijdens  de  ALV 27 januari 2025

Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:

• De VSG: de Verenigde Stichtingen Gambia, statutair gevestigd te Marne
• Statuten: de Statuten van de Vereniging, zoals vastgelegd in de akte, gepasseerd op

30-03-2016, bij mr. Beant Augustinus Schukken te Marne (https://www.vsgambia.com, ledeninformatie)

• Bestuur: het bestuur van de Vereniging als bedoeld in artikel 8 van de Statuten (website)
• Koersdocument: bepaalt waar de VSG voor staat en hier uitvoering aan geeft (website)?
• Gedragscode: vastgelegd in het document “Gedragscode 2024” (website)
• Communicatieplan: t.b.v. communicatiebeleid (website?)
• Werkbeschrijving: stappenplan van specifieke items of processen (website)
• ALV: Algemene Leden Vergadering

Beleid
Het beleid is vastgelegd in een Koersdocument

• Het Koersdocument geldt voor een periode van 3 jaar ingaande 26-01-2024 t/m 31 -12-2026 en wordt jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd
• Elke nieuwe versie van een Koersdocument is van kracht op het moment dat deze in de ALV is goedgekeurd
• Het Koersdocument bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

Het bestuur:

• Bestuurt en vertegenwoordigt de Vereniging
• Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement)
• Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden of op voorstel van het bestuur niet leden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering
• Kan specifieke Whatsapp groepen openen, waarin altijd een bestuurder één van de beheerders is
• Handelt binnen de gestelde kaders, vastgelegd in onder andere het Koersdocument, de jaarbegroting en de projectbudgetten
• Ontstaat een vacature of is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen
• Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij verkiezing tijdens een ALV. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon bij vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd. Tussentijds is het toegestaan dat kandidaat bestuursleden meelopen tot de eerstkomende ALV verkiezing en bestuurstaken, onder verantwoordelijkheid van de voorzitter, uitvoeren
• Zorgt dat er jaarlijks, tijdens, of voor de jaarvergadering een kascontrole wordt uitgevoerd. Het bestuur kan zich laten bijstaan door een deskundige op dit gebied

De voorzitter:

• Heeft algemene leiding van de Vereniging en vertegenwoordigt de Vereniging naar buiten toe
• Overlegt met officiële instanties, of delegeert dat aan andere bestuursleden
• Geeft leiding aan het bestuur, is aanspreekpunt voor bestuursleden
• Stelt in overleg met de secretaris voor elke vergadering de agenda op
• Leidt de bestuursvergaderingen en de ALV
• Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement
• Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering
• Coördineert en stuurt activiteiten of is hier eindverantwoordelijke voor
• Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hier zo nodig op aan
• Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge
• Verstuurt e-mails naar leden

De secretaris:

• Maakt van elke vergadering een verslag, waarin minimaal vermeld:

De datum en plaats van de vergadering
De aanwezige en afwezige bestuursleden
De verleende volmachten
De genomen besluiten

• Stelt samen met de voorzitter het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op
• Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden
• Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie
• Beantwoordt de binnenkomende e-mail, of zet deze door naar het bestuurslid met de juiste portefeuille. Stelt e-mails op namens de stichting en verzend deze
• Archiveert alle relevante documenten
• Is verantwoordelijk voor de public relations van de Vereniging, is mede verantwoordelijk voor de kopij in de Nieuwsbrief, Facebook en de WhatsApp VSG chat

De penningmeester:

• Voert de financiële administratie
• Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging
• Stelt financiële overzichten op als het financiële gedeelte van het jaarverslag
• Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van Richtlijn 650.
• Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen
• Begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit
• Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken
• Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen
• Verstuurt e-mails naar leden

De webmaster:

• Beheert de website https://www.vsgambia.com
• Verstrekt inlogcodes website aan leden en e-mail adressen aan bestuursleden
• Is in direct overleg met de penningmeester (werkbeschrijving ledenadministratie 30-05-2024)
• Beheert de ledenlijst en geeft bij aanpassingen, de secretaris en de penningmeester nieuwe Excel lijsten
• Stuurt voor 1 december t.b.v. automatisch incasso leden contributie, een accurate leden lijst aan de penningmeester
• Onderhoudt de agenda, ontwerpt/beoordeelt en plaatst nieuwe en relevante informatie
• Overlegt bij twijfel met het bestuur, voor tot plaatsing over te gaan
• Verstuurt e-mails naar leden

Facebook en WhatsApp beheerder (s)

• Zorgt dat de informatie op de Facebook account actueel en volledig is
• Toetst geplaatste FB  berichten aan de in de FB opgestelde regels
• Leest mee in de desbetreffende WhatsApp groep (en)
• Overlegt bij twijfel van plaatsing van een bericht met de secretaris, deze is mede verantwoordelijk voor alle in social media geplaatste tekst, kan hier de FB of WhatsApp beheerder op aanspreken
• Het bestuur heeft de eindredactie van de teksten die op de Facebook account op in

WhatsApp groepen  worden aangeboden en/of zijn  geplaatst

• Document Werkbeschrijving Facebook en WhatsApp groepen is leidend (website)

Besluiten

Het bestuur:

• Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn
• Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of ALV
• Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen
• Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt
• Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist de voorzitter
• Stelt een webmaster aan voor de website en een moderator/administrator voor de FB pagina
• Stelt tekstschrijvers aan voor het opstellen van de Nieuwsbrief
• Is eindverantwoordelijk voor de Nieuwsbrief, FB pagina en VSG chat

Vergaderingen

Frequentie:

• Het bestuur vergadert ten minste negen maal per jaar
• Minimaal vijf maal per jaar is er een informele/thema (lunch) bijeenkomst in Gambia
• Twee maal per jaar is er een Thema Zoom bijeenkomsten
• Eén maal per jaar is er een ALV
• Eén maal per jaar is er een landelijke ledendag in Nederland of België
• Een lunchbijeenkomst kan vervangen worden door een niet geplande activiteiten als: excursies, bezoeken, overleggen met Gambiaanse delegaties
• Geplande overleggen staan in de agenda op de openbare pagina van website

Verantwoordelijkheid

Het bestuur is verantwoordelijk en beslist

Notulen en bijbehorende stukken

• Van elke themabijeenkomst of informele bijeenkomst wordt een verslag gemaakt, dat zo snel mogelijk na de bijeenkomst wordt verspreid onder de leden en op de (gesloten pagina) van de website wordt geplaatst
• Van bestuursoverleggen wordt een concept notulen opgesteld, welke in de eerstvolgende vergadering wordt vastgesteld
• Begroting wordt twee weken voor het nieuwe boekjaar gedeeld met de leden
• Twee weken voor de ALV wordt de agenda met de bijbehorende stukken gedeeld met de leden
• Van de ALV wordt een concept verslag met bijbehorende stukken gedeeld met de leden en wordt de notulen in een volgende ALV vastgesteld

Inbreng tijdens overleggen, bijeenkomsten en op sociale media

• Van (bestuurs) leden wordt een actieve inbreng verwacht. Ideeën van (bestuurs) leden zijn welkom en worden direct besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering
• Het bestuur kan aan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing
• Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering

Communicatie

Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:

• Leden
• Nederlandse en Gambiaanse overheid
• Nederlandse Ambassade in Dakar en honoraire consulaat in Gambia
• Goede doelen organisaties als: Wilde Ganzen, Partin en de 4e Pijler
• De media
• En vanuit een verantwoord communicatiebeleid, dat wordt gestuurd door een communicatieplan welke jaarlijks wordt geëvalueerd

Donaties, declaraties en financiële afspraken

• Bestuursleden ontvangen €30 per kwartaal aan bestuursvergoeding
• Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane of voorgeschoten uitgaven te declareren
• De VSG koopt geen gezamenlijke goederen in en beheert geen voordeelkaarten (als genoemd in artikel 3.7.f) (ALV besluit 27-01-2025)
• De VSG heeft geen eigen projecten en beheert geen projectgelden (ALV besluit 27-01-2025)

Royement

• Een (bestuurs) lid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur of gedrag schade voor de Vereniging heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en het (bestuurs) lid daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt
• Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen (fysiek of online) heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in Gambia woonachtig zijn en uit hoofde van hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten en geen toegang hebben tot online vergaderen

Slotbepalingen

• In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter

mk 07-07-24